Invoice Manager - वितरकों के लिए इन्वेंट्री और बिलिंग ऐप
एक ऑफ़लाइन-फ़र्स्ट टैबलेट ऐप, जिससे किसी डिस्ट्रीब्यूटर के सेल्स प्रतिनिधि रिटेलर के काउंटर पर ही ऑर्डर लेते हैं, स्टॉक देखते हैं और इनवॉइस प्रिंट करते हैं, सिग्नल हो या न हो। ऑर्डर बनते समय ही स्टॉक जाँचा जाता है, हर इनवॉइस क्रम में अगला नंबर पाता है और सिंक के बाद भी उसे बनाए रखता है, प्रतिनिधि के निकलने से पहले PDF Bluetooth से प्रिंट हो जाता है, और एक फ़िल्टर दिखाता है कि किन दुकानों पर अभी पैसा बकाया है। इसने फ़ील्ड में असली स्टॉक का लेन-देन संभाला और असली इनवॉइस प्रिंट किए।
Md Moniruzzaman
पूरी कहानी
डिस्ट्रीब्यूशन दफ़्तर में नहीं, दुकान के काउंटर पर चलता है। यह वह ऐप है जो कागज़ी काम भी वहीं पूरा करने देता है।
ऑर्डर काउंटर पर ही लिया जाता है
डिस्ट्रीब्यूटर का सेल्स रिप एक के बाद एक दुकान पर जाता है और काउंटर पर खड़े-खड़े ऑर्डर लेता है। अक्सर यह ऑर्डर कागज़ पर लिखा जाता था, ताकि बाद में दफ़्तर में टाइप किया जा सके। पीछे के कमरों और बाज़ारों में सिग्नल चला जाता है, वैन और गोदाम के बीच स्टॉक की गिनती बिगड़ जाती है, और दो बार दर्ज हुआ या गलत नंबर वाला इनवॉइस उस रिटेलर के साथ बहस बन जाता है जिसे डिस्ट्रीब्यूटर को अपने साथ बनाए रखना है।
क्लाइंट चाहता था कि पूरा लेन-देन काउंटर पर ही हो और पहली बार में ही सही हो: ऑर्डर, उससे निकलने वाला स्टॉक, इनवॉइस और भुगतान, सब एक ऐसे टैबलेट पर जो कनेक्शन हो या न हो, काम करता रहे।
पूरा कैटलॉग रिप के हाथ में
टैबलेट खुलते ही चार दरवाज़े सामने आते हैं, ऑर्डर के लिए प्रोडक्ट, ग्राहक, कार्ट और इनवॉइस, हर एक पर एक गिनती, ताकि रिप जान सके कि दिन का काम कहाँ तक पहुँचा। कैटलॉग में हर प्रोडक्ट अपनी फ़ोटो, कैटेगरी और बचे हुए स्टॉक के साथ है, जिसे नाम से खोजा और कैटेगरी से फ़िल्टर किया जा सकता है।
ऑर्डर बनते समय ही स्टॉक जाँचा जाता है। जब कोई दुकान बचे हुए स्टॉक से ज़्यादा माँगती है, तो ऑर्डर देने से पहले ही ऐप बता देता है, इसलिए रिप कभी ऐसा माल देने का वादा नहीं करता जो है ही नहीं, और रिटेलर कभी ऐसी डिलीवरी का इंतज़ार नहीं करता जो आ ही नहीं सकती।
कार्ट से इनवॉइस तक, तीन कदमों में
रिप दुकान मालिक के साथ कार्ट दोबारा देखता है, मात्राएँ ठीक करता है, ग्राहक चुनता है और अंतिम इनवॉइस को अपने आप बनते देखता है। डिस्काउंट, डिलीवरी चार्ज और टैक्स वहीं जोड़े जाते हैं, बदलाव के साथ-साथ कुल रकम अपडेट होती है, और रिप के निकलने से पहले इनवॉइस पर दर्ज हो जाता है कि भुगतान हो चुका है या बाकी है।
हर इनवॉइस को क्रम में अगला नंबर मिलता है, और सिंक के बाद भी वह नंबरिंग बनी रहती है, इसलिए दफ़्तर को कभी एक ही नंबर वाले दो इनवॉइस या कोई ऐसा अंतर नहीं मिलता जिसकी सफ़ाई देनी पड़े।
रिप के निकलने से पहले प्रिंट
ऑर्डर सबमिट करते ही इनवॉइस टैबलेट पर एक PDF के रूप में सेव हो जाता है, जिसका नाम ग्राहक और तारीख पर रखा जाता है, और जो Bluetooth से तुरंत प्रिंट करने या शेयर करने के लिए तैयार रहता है। रिप के दरवाज़े से बाहर निकलने से पहले ही रिटेलर के हाथ में कागज़ होता है, और कागज़ी रिकॉर्ड वहीं से शुरू होता है जहाँ बिक्री हुई, अगली सुबह किसी डेस्क से नहीं।
किस पर कितना बाकी, एक नज़र में
इनवॉइस की सूची फ़ील्ड में डिस्ट्रीब्यूटर का बही-खाता है। हर दुकान के इनवॉइस पर उसका नंबर, तारीख, कुल रकम और भुगतान हुआ है या नहीं, यह दिखता है, और एक फ़िल्टर सिर्फ़ बकाया इनवॉइस दिखाता है, इसलिए नया ऑर्डर लेने से पहले रिप जानता है कि किन दुकानों से भुगतान माँगना है।
किसी इनवॉइस को बाद में दोबारा खोलकर सुधारा जा सकता है, और सेव होते ही ऐप नया PDF बना देता है, इसलिए दफ़्तर के पास रखी कॉपी हमेशा उस कॉपी से मेल खाती है जो दुकान को दी गई थी।
कुछ खोता नहीं, गलती से कुछ मिटता नहीं
ऐप ऑफ़लाइन-फ़र्स्ट है: प्रोडक्ट, ग्राहक और इनवॉइस टैबलेट पर ही रहते हैं और कनेक्शन लौटने पर उनका मिलान हो जाता है, इसलिए सिग्नल न होने से कोई बिक्री अटकती नहीं। प्रोडक्ट डिलीट करने, कैटलॉग इंपोर्ट करने या इनवॉइस एक्सपोर्ट करने के लिए एडमिन पासवर्ड चाहिए, ताकि कोई नया रिप गलती से दिन भर का काम न मिटा दे।
कैटलॉग और ग्राहक सूचियाँ तारीख वाली बैकअप फ़ाइलों में एक्सपोर्ट होती हैं और दूसरे टैबलेट पर इंपोर्ट हो जाती हैं, और इसी तरह मालिक किसी नए रिप को जल्दी तैयार करता है और हर चीज़ की एक कॉपी डिवाइस से बाहर रखता है।
वह वर्कफ़्लो जिस पर कारोबार चलता है
क्लाइंट ने पहले CoverFanz पर एक महीने के प्लेटफ़ॉर्म स्प्रिंट के लिए स्टूडियो को काम सौंपा, फिर उस वर्कफ़्लो के साथ लौटा जिस पर उसका अपना कारोबार निर्भर था, और बाद में एक तीसरे कॉन्ट्रैक्ट के लिए भी। Invoice Manager ने फ़ील्ड में असली स्टॉक का लेन-देन संभाला और असली इनवॉइस प्रिंट किए, और ऐसे सॉफ़्टवेयर के लिए यही एकमात्र परीक्षा है जो मायने रखती है।
रिप्स के लिए इसका मतलब था कागज़ी काम पूरा करके ही विज़िट ख़त्म करना। मालिक के लिए इसका मतलब था स्टॉक, इनवॉइस और किस दुकान पर कितना बकाया है, सब कुछ उसी के साथ तालमेल में जो असल में बिका।
उन्होंने क्या कहा
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जुल 22, 2022
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