Invoice Manager - Aplicación de Inventario y Facturación para Distribuidores
Una app para tablet que funciona sin conexión y permite a los comerciales de un distribuidor tomar pedidos, consultar el stock e imprimir facturas en el mostrador del minorista, haya o no cobertura. El stock se comprueba mientras se arma el pedido, cada factura toma el siguiente número de la secuencia y lo conserva tras la sincronización, el PDF se imprime por Bluetooth antes de que el comercial se vaya y un filtro muestra qué tiendas aún deben dinero. Movió existencias reales e imprimió facturas reales sobre el terreno.
Md Moniruzzaman
La historia completa
La distribución se juega en el mostrador de la tienda, no en la oficina. Esta es la app que permite hacer el papeleo allí mismo.
El pedido se toma en el mostrador
El vendedor de un distribuidor visita una tienda tras otra y toma el pedido de pie frente al mostrador. Con demasiada frecuencia se anotaba en papel para pasarlo después en la oficina. La señal se pierde en trastiendas y mercados, el recuento de existencias se desajusta entre el vehículo de reparto y el almacén, y una factura registrada dos veces o mal numerada acaba en una discusión con un minorista al que el distribuidor necesita conservar.
El cliente quería que toda la transacción ocurriera en el mostrador y saliera bien a la primera: el pedido, las existencias que mueve, la factura y el pago, en una tablet que funcione haya o no conexión.
Todo el catálogo en manos del vendedor
La tablet se abre con cuatro puertas, productos para pedir, clientes, el carrito y facturas, cada una con un contador para que el vendedor sepa cómo va el día. El catálogo reúne todos los productos con su foto, su categoría y las existencias que quedan, con búsqueda por nombre y filtro por categoría.
Las existencias se comprueban mientras se arma el pedido. Cuando una tienda pide más de lo que queda, la app lo avisa antes de confirmar el pedido, así que el vendedor nunca promete mercancía que no hay y el minorista nunca espera una entrega que no puede llegar.
Del carrito a la factura en tres pasos
El vendedor repasa el carrito con el dueño de la tienda, ajusta las cantidades, elige al cliente y ve cómo la factura final se arma sola. Los descuentos, los cargos de entrega y los impuestos se añaden en el momento, los totales se actualizan con cada cambio y la factura queda marcada como pagada o pendiente antes de que el vendedor se vaya.
Cada factura recibe el siguiente número de la secuencia, y esa numeración se mantiene tras la sincronización, así que la oficina nunca encuentra dos facturas con el mismo número ni un salto que tenga que explicar.
Impresa antes de que el vendedor se vaya
Al enviar el pedido, la factura se guarda en la tablet como PDF, con el nombre del cliente y la fecha, lista para imprimirse al instante por Bluetooth o para compartirse. El minorista tiene el papel en la mano antes de que el vendedor cruce la puerta, y el rastro documental empieza donde se hizo la venta y no en un escritorio a la mañana siguiente.
Quién debe qué, de un vistazo
La lista de facturas es el libro de cuentas del distribuidor sobre el terreno. Las facturas de cada tienda muestran su número, fecha, total y si están pagadas, y un filtro deja ver solo las pendientes, así que el vendedor sabe a qué tiendas pedir el pago antes de tomar un pedido nuevo.
Una factura se puede reabrir y corregir más tarde, y la app genera un PDF nuevo en cuanto se guarda, de modo que la copia que tiene la oficina siempre coincide con la que recibió la tienda.
Nada se pierde, nada se borra por accidente
La app es offline-first: productos, clientes y facturas viven en la tablet y se concilian cuando vuelve la conexión, así que ninguna venta se detiene por falta de señal. Borrar productos, importar un catálogo o exportar facturas requiere una contraseña de administrador, para que un vendedor nuevo no pueda borrar por error el trabajo del día.
Los catálogos y las listas de clientes se exportan a archivos de respaldo con fecha y se importan en otra tablet, y así el dueño equipa rápido a un vendedor nuevo y guarda una copia de todo fuera del dispositivo.
El flujo de trabajo del que vive el negocio
El cliente contrató primero al estudio para un sprint de plataforma de un mes en CoverFanz, volvió por el flujo de trabajo del que dependía su propio negocio y regresó más tarde para un tercer contrato. Invoice Manager movió existencias reales e imprimió facturas reales sobre el terreno, que es la única prueba que cuenta para un software como este.
Para los vendedores significó terminar cada visita con el papeleo hecho. Para el dueño significó existencias, facturas y lo que debe cada tienda, todo acorde con lo que realmente se vendió.
Lo que dijeron
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jul 22, 2022
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El blog son notas de campo desde producción: decisiones de arquitectura, sistemas de AI que sobrevivieron al contacto con usuarios reales e infraestructura que se paga sola. Escrito desde el trabajo, no sobre él.